1.1 Grundlagen: Der Terminplaner und Buchungen via Gästemappe

Mit unserem inkludierten Terminplaner hast du die Möglichkeit, das Tagesprogramm für deine Gäste mittels der digitalen Gästemappe und dem Infokanal zu vermarkten.  

Im Startmenü siehst du alle bisher eingetragenen Termine, die jeweiligen Informationen dazu und hast hier auch die Möglichkeit, die Anmeldungen als PDF zu exportieren. Mehr dazu findest du hier.

Mit dem Button "Termin erstellen" oder dem blauen Button des jeweiligen Tages kannst du einen neuen Termin oder eine Terminserie erstellen.

Sobald du einen neuen Termin erstellst, hast du folgendes Interface vor dir:

1: Die Datumssektion 

Hier gibst du alle zeitlichen Daten ein. An welchem Datum ist die Aktivität, wann ist der Beginn und das Ende, zudem kannst du auswählen, ob es sich um einen sich wiederholenden Serientermin handelt, oder ob der Termin einmalig ist. 

Wenn du auswählst, dass es sich um einen Serientermin handelt, dann musst du auswählen, wann die Terminserie endet. Anschließend wählst du aus, an welchen Tagen sich dieser Termin wiederholt. 

Tipp: Wenn der Termin sich immer wiederholt, aber an einzelnen Daten nicht stattfindet (z.B wegen Feiertagen), dann erstelle die Terminserie wie gehabt, und lösche anschließend die einzelnen Termine, welche nicht stattfinden. 

2: Der Inhalt 

An dieser Stelle kannst du den Inhalt des Termins eingeben. Wir empfehlen, dass du jedes Feld ausfüllst, damit deine Gäste keine leeren Felder in der Gästemappe vorfinden. 

Zusätzlich kannst du hier direkt auch die verschiedenen Sprachen eingeben. Die Sprachen sind nur sichtbar, wenn die jeweilige Sprachversion für deine Gästemappe aktiviert ist. 

Die Gäste sehen das Programm und die einzelnen Termine so:

3: Die Teilnehmer & Buchbarkeit 

Folgende Felder gibt es in diesem Bereich: 

Teilnehmeranzahl: Hier gibst du die maximale Teilnehmeranzahl ein. Im Bereich “Anmeldungen” siehst du alle eingegangenen Anmeldungen und auch die noch verfügbaren Plätze. Wenn eine Aktivität ausgebucht ist, dann können deine Gäste diese nicht mehr über die Gästemappe buchen und erhalten die Meldung, dass die Aktivität bereits ausgebucht ist. 

Preis pro Person: Trage hier ein, wie viel die Aktivität kostet. Wenn es für die Gäste kostenlos ist, dann kannst du dieses Feld frei lassen. Der Betrag wird nicht über die Gästemappe abgebucht, sondern dient nur der Information für den Gast, sowie der Info für die Rezeption, wie viel Einnahmen durch eine Aktivität eingenommen werden. 

Anmeldeschluss: Sicherlich gibt es Events, bei denen man sich nicht mehr am selben Tag anmelden kann, in diesem Fall kannst du festlegen, wann der letzte Anmeldeschluss ist. Hierbei kannst du den Tag und auch die Uhrzeit angeben, an denen die letzten Anmeldungen via Gästemappe angenommen werden. 

Anmeldung in Gästemappe aktivieren: Standardmäßig ist dieser Button deaktiviert. Wenn du etwas buchbar machen möchtest, dann aktiviere diesen Button, sodass dieser blau wird. Erst dann können Gäste über die Gästemappe buchen. 

Email für Anmeldebenachrichtigungen: Gib hier die Email-Adresse ein, an die alle Bestätigungen gehen sollen. Idealerweise wäre dies die Rezeption oder Wellnessrezeption, je nach Aktivität. 

Maximale Personen pro Anmeldung: Wenn du ein Limit für die Anmeldungen pro Buchung einrichten möchtest, dann kannst du dies hier eingeben.